Spesenmanagement Einrichtung
Richten Sie ExeoExpense für Ihr Spesenmanagement ein.
Überblick
ExeoExpense ist das Spesenmanagement-Modul von Exeoflow. Es ermöglicht:
- Spesen erfassen: Mit Foto-Upload und OCR
- Freigabe-Workflows: Mehrstufige Genehmigungen
- Kategorisierung: Automatisch oder manuell
- Erstattung: Auszahlungsprozess verwalten
- Reisekosten: Kilometer, Verpflegung, Übernachtung
- Export: Für Buchhaltung und Controlling
Modul aktivieren
- Gehen Sie zu Einstellungen → Module
- Klicken Sie auf "ExeoExpense"
- Klicken Sie auf "Aktivieren"
- Folgen Sie dem Einrichtungsassistenten
Grundkonfiguration
Währung und Formate
- Gehen Sie zu Expense → Einstellungen → Allgemein
- Konfigurieren Sie:
- Hauptwährung: EUR, USD, CHF, etc.
- Weitere Währungen: Für internationale Spesen
- Datumsformat: DD.MM.YYYY oder MM/DD/YYYY
- Dezimaltrennzeichen: Komma oder Punkt
Spesen-Kategorien
Definieren Sie Kategorien für Ihre Spesen:
Standard-Kategorien
- Verpflegung: Essen und Getränke
- Transport: Taxi, Bahn, Flug
- Übernachtung: Hotel, Unterkunft
- Kilometer: Fahrtkosten mit privatem PKW
- Material: Büromaterial, Werkzeug
- Kommunikation: Telefon, Internet
- Sonstiges: Andere Ausgaben
Eigene Kategorien erstellen
- Gehen Sie zu Expense → Einstellungen → Kategorien
- Klicken Sie auf "Neue Kategorie"
- Definieren Sie:
- Name: z.B. "Kundengeschenke"
- Beschreibung: Wofür die Kategorie ist
- Icon: Visuelles Symbol
- Farbe: Für bessere Übersicht
- Steuersatz: Standard-MwSt. für diese Kategorie
- Belegpflicht: Ist ein Beleg erforderlich?
- Genehmigungspflicht: Muss genehmigt werden?
Spesen-Limits
Definieren Sie Limits für verschiedene Kategorien:
- Gehen Sie zu Expense → Einstellungen → Limits
- Setzen Sie Limits:
Beispiel-Limits:
Verpflegung:
- Frühstück: max. 10 EUR
- Mittagessen: max. 20 EUR
- Abendessen: max. 30 EUR
Transport:
- Taxi: max. 50 EUR (ohne Genehmigung)
- Bahnfahrt: unbegrenzt (mit Beleg)
Übernachtung:
- Hotel: max. 150 EUR/Nacht
- Ausland: max. 200 EUR/Nacht
Kilometer:
- PKW: 0,30 EUR/km
- Motorrad: 0,20 EUR/km
Genehmigungsprozess
Einstufiger Prozess
Einfache Genehmigung durch eine Person:
- Mitarbeiter reicht Spesen ein
- Vorgesetzter genehmigt oder lehnt ab
- Buchhaltung zahlt aus
Mehrstufiger Prozess
Komplexere Genehmigung mit mehreren Stufen:
- Mitarbeiter reicht Spesen ein
- Stufe 1: Teamleiter prüft
- Stufe 2: Abteilungsleiter genehmigt
- Stufe 3: Geschäftsführung (bei hohen Beträgen)
- Buchhaltung zahlt aus
Konfiguration:
- Gehen Sie zu Expense → Einstellungen → Genehmigungen
- Klicken Sie auf "Neuer Workflow"
- Definieren Sie Stufen:
- Stufe 1: Direkter Vorgesetzter
- Stufe 2: Abteilungsleiter (ab 500 EUR)
- Stufe 3: Geschäftsführung (ab 2000 EUR)
- Konfigurieren Sie Benachrichtigungen
Automatische Genehmigung
Für kleine Beträge oder bestimmte Kategorien:
Automatisch genehmigen wenn:
- Betrag < 50 EUR UND
- Kategorie = "Verpflegung" ODER "Material" UND
- Beleg vorhanden
Spesen erfassen
Manuelle Erfassung
- Klicken Sie auf "Neue Spesen"
- Geben Sie ein:
- Datum: Wann wurde die Ausgabe getätigt?
- Kategorie: Art der Ausgabe
- Betrag: Höhe der Ausgabe
- Beschreibung: Wofür war die Ausgabe?
- Projekt: Optional, Projekt zuordnen
- Beleg: Foto oder PDF hochladen
Foto-Upload mit OCR
ExeoExpense kann Belege automatisch auslesen:
- Fotografieren Sie den Beleg mit der Mobile App
- OCR erkennt automatisch:
- Betrag
- Datum
- Händler
- MwSt.
- Überprüfen und korrigieren Sie die Daten
- Speichern Sie die Spesen
Unterstützte Formate:
- Fotos (JPG, PNG)
- PDF-Dokumente
- Gescannte Belege
Kilometer-Erfassung
Für Fahrten mit dem privaten PKW:
- Wählen Sie Kategorie "Kilometer"
- Geben Sie ein:
- Start-Adresse
- Ziel-Adresse
- Kilometer: Automatisch berechnet oder manuell
- Zweck: Grund der Fahrt
- Kilometersatz wird automatisch angewendet
GPS-Tracking (Mobile App):
- Automatische Aufzeichnung der Fahrt
- Genaue Kilometer-Berechnung
- Route auf Karte anzeigen
Reisekosten-Abrechnung
Für mehrtägige Reisen:
- Klicken Sie auf "Neue Reise"
- Definieren Sie:
- Reisezeitraum
- Reiseziel
- Zweck der Reise
- Fügen Sie Spesen hinzu:
- Transport (Flug, Bahn, Taxi)
- Übernachtung
- Verpflegung
- Sonstige Ausgaben
- Reichen Sie die gesamte Reise zur Genehmigung ein
Verpflegungspauschalen:
Automatische Berechnung nach Reisetagen:
Inland:
- < 8 Stunden: 0 EUR
- 8-24 Stunden: 14 EUR
- > 24 Stunden: 28 EUR/Tag
Ausland (z.B. Schweiz):
- < 8 Stunden: 0 EUR
- 8-24 Stunden: 25 EUR
- > 24 Stunden: 50 EUR/Tag
Genehmigung und Erstattung
Spesen genehmigen
Als Genehmiger:
- Gehen Sie zu Expense → Zu genehmigen
- Sehen Sie eingereichte Spesen
- Prüfen Sie:
- Ist der Beleg vorhanden und lesbar?
- Ist der Betrag angemessen?
- Ist die Kategorie korrekt?
- Ist die Beschreibung aussagekräftig?
- Genehmigen oder ablehnen Sie
Bulk-Genehmigung:
- Mehrere Spesen gleichzeitig genehmigen
- Filter nach Mitarbeiter, Kategorie, Betrag
- Schnelle Übersicht
Erstattung verwalten
- Gehen Sie zu Expense → Erstattungen
- Sehen Sie genehmigte Spesen
- Markieren Sie als:
- Zur Auszahlung: Bereit für Überweisung
- Ausgezahlt: Bereits erstattet
- Exportieren Sie für Buchhaltung
Auszahlungs-Läufe:
Erstellen Sie regelmäßige Auszahlungen:
Auszahlungs-Lauf: 15. des Monats
- Alle genehmigten Spesen bis 10. des Monats
- Automatischer Export an Buchhaltung
- E-Mail-Benachrichtigung an Mitarbeiter
Berichte und Auswertungen
Standard-Berichte
- Spesen-Übersicht: Alle Spesen nach Zeitraum
- Mitarbeiter-Bericht: Spesen pro Mitarbeiter
- Kategorie-Bericht: Ausgaben nach Kategorie
- Projekt-Bericht: Spesen pro Projekt
- Erstattungs-Bericht: Offene und gezahlte Erstattungen
- Steuer-Bericht: MwSt.-Übersicht
Benutzerdefinierte Berichte
- Gehen Sie zu Expense → Berichte → "Neuer Bericht"
- Wählen Sie:
- Zeitraum
- Filter (Mitarbeiter, Kategorie, Status)
- Gruppierung
- Darstellung
- Speichern und exportieren
Export-Optionen
- Excel: Detaillierte Auswertung
- PDF: Für Archivierung
- CSV: Für Buchhaltungssoftware
- DATEV: Direkter Export
- Lexoffice: Automatische Synchronisation
Berechtigungen
Rollen-Berechtigungen
Administrator:
- Alle Einstellungen verwalten
- Alle Spesen sehen und bearbeiten
- Genehmigungen verwalten
- Berichte erstellen
Manager:
- Team-Spesen sehen
- Spesen genehmigen
- Berichte für eigenes Team
- Limits setzen
Mitarbeiter:
- Eigene Spesen erfassen
- Status verfolgen
- Eigene Berichte sehen
Buchhaltung:
- Alle genehmigten Spesen sehen
- Erstattungen verwalten
- Export durchführen
- Keine Genehmigungsrechte
Mobile App
Spesen unterwegs erfassen
- Öffnen Sie die Exeoflow App
- Tippen Sie auf "Neue Spesen"
- Fotografieren Sie den Beleg
- OCR liest Daten aus
- Ergänzen Sie fehlende Informationen
- Speichern oder direkt einreichen
Offline-Modus
- Spesen auch ohne Internet erfassen
- Automatische Synchronisation bei Verbindung
- Belege werden lokal gespeichert
Integrationen
Buchhaltungssoftware
- DATEV: Automatischer Export
- Lexoffice: Echtzeit-Synchronisation
- sevDesk: Spesen als Ausgaben
- CSV-Export: Für beliebige Systeme
Kreditkarten
- Automatischer Import: Von Firmenkreditkarten
- Matching: Belege mit Transaktionen abgleichen
- Kategorisierung: Automatische Zuordnung
Reisebuchung
- Concur: Reisekosten importieren
- TravelPerk: Buchungen übernehmen
- Expedia: Belege automatisch zuordnen
Best Practices
- Erfassen Sie Spesen zeitnah (max. 1 Woche)
- Fotografieren Sie Belege sofort
- Nutzen Sie aussagekräftige Beschreibungen
- Ordnen Sie Spesen Projekten zu
- Prüfen Sie OCR-Ergebnisse
- Reichen Sie Spesen regelmäßig ein
- Archivieren Sie Original-Belege
Steuerliche Hinweise
Vorsteuerabzug
- Belege müssen alle Pflichtangaben enthalten
- Name und Adresse des Leistenden
- Steuernummer oder USt-IdNr.
- Leistungsbeschreibung
- Brutto-Betrag und MwSt.
Aufbewahrungspflicht
- Belege 10 Jahre aufbewahren
- Digital oder in Papierform
- Revisionssicher archivieren
Kleinbetragsrechnung
Bis 250 EUR (brutto) vereinfachte Anforderungen:
- Name und Adresse des Leistenden
- Leistungsdatum
- Leistungsbeschreibung
- Brutto-Betrag und Steuersatz
Troubleshooting
OCR erkennt Beleg nicht
- Fotografieren Sie bei guter Beleuchtung
- Halten Sie die Kamera gerade
- Vermeiden Sie Schatten und Reflexionen
- Geben Sie Daten manuell ein
Spesen werden nicht genehmigt
- Prüfen Sie Limits
- Kontrollieren Sie Beleg
- Verbessern Sie Beschreibung
- Kontaktieren Sie Genehmiger
Export funktioniert nicht
- Überprüfen Sie Berechtigungen
- Prüfen Sie Dateiformat
- Kontrollieren Sie Filter
- Kontaktieren Sie Administrator