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AI Integration

Nutzen Sie künstliche Intelligenz in Exeoflow für mehr Effizienz.

Überblick​

Exeoflow bietet verschiedene KI-gestützte Features:

  • Intelligente Textverarbeitung: Automatische Zusammenfassungen
  • Predictive Analytics: Vorhersagen und Empfehlungen
  • Automatische Kategorisierung: Spesen, Dokumente, Aufgaben
  • Chatbot-Assistent: Hilfe und Unterstützung
  • Zeiterfassungs-Vorschläge: Basierend auf Mustern

AI-Features aktivieren​

Schritt 1: AI-Modul aktivieren​

  1. Gehen Sie zu Einstellungen → AI & Automatisierung
  2. Klicken Sie auf "AI-Features aktivieren"
  3. Wählen Sie die gewünschten Features aus
  4. Akzeptieren Sie die Nutzungsbedingungen

Schritt 2: API-Konfiguration​

Exeoflow unterstützt verschiedene AI-Anbieter:

  • OpenAI (GPT-4, GPT-3.5)
  • Anthropic (Claude)
  • Google (Gemini)
  • Azure OpenAI

API-Schlüssel einrichten​

  1. Gehen Sie zu Einstellungen → AI & Automatisierung → API-Konfiguration
  2. Wählen Sie Ihren AI-Anbieter
  3. Geben Sie Ihren API-Schlüssel ein
  4. Testen Sie die Verbindung
  5. Speichern Sie die Konfiguration

AI-Features im Detail​

Intelligente Textverarbeitung​

Automatische Zusammenfassungen

  • Lange Dokumente automatisch zusammenfassen
  • Meeting-Notizen kondensieren
  • E-Mail-Zusammenfassungen

Konfiguration:

  1. Gehen Sie zu Einstellungen → AI & Automatisierung → Textverarbeitung
  2. Aktivieren Sie "Automatische Zusammenfassungen"
  3. Wählen Sie die maximale Länge
  4. Definieren Sie, wo Zusammenfassungen erstellt werden sollen

Automatische Kategorisierung​

Spesen kategorisieren

  • Automatische Erkennung von Spesenarten
  • Vorschläge basierend auf Beschreibung und Betrag
  • Lernfähig durch Benutzer-Feedback

Dokumente kategorisieren

  • Automatische Tag-Vergabe
  • Dokumententyp-Erkennung
  • Intelligente Ordnervorschläge

Konfiguration:

  1. Gehen Sie zum jeweiligen Modul (Expense, Docs)
  2. Aktivieren Sie "AI-Kategorisierung"
  3. Trainieren Sie das System durch Bestätigung von Vorschlägen

Predictive Analytics​

Zeiterfassungs-Vorhersagen

  • Vorschläge für Projektzeiten basierend auf Mustern
  • Erkennung von vergessenen Zeiteinträgen
  • Optimierung der Zeitverteilung

Budget-Prognosen

  • Vorhersage von Projektkosten
  • Warnung bei Budget-Überschreitungen
  • Ressourcenplanung

Konfiguration:

  1. Gehen Sie zu Einstellungen → AI & Automatisierung → Predictive Analytics
  2. Aktivieren Sie gewünschte Vorhersage-Features
  3. Definieren Sie Schwellenwerte für Warnungen

AI-Chatbot-Assistent​

Features:

  • Beantwortung von Fragen zur Nutzung
  • Hilfe bei der Navigation
  • Datenabfragen in natürlicher Sprache
  • Workflow-Vorschläge

Aktivierung:

  1. Gehen Sie zu Einstellungen → AI & Automatisierung → Chatbot
  2. Aktivieren Sie den "AI-Assistenten"
  3. Konfigurieren Sie Sprache und Verhalten
  4. Der Chatbot erscheint in der unteren rechten Ecke

Datenschutz und Sicherheit​

Datenverarbeitung​

  • Lokale Verarbeitung: Wo möglich, werden Daten lokal verarbeitet
  • Verschlüsselung: Alle Daten werden verschlüsselt übertragen
  • Anonymisierung: Sensible Daten werden anonymisiert
  • Opt-out: Jederzeit deaktivierbar

DSGVO-Konformität​

  1. Gehen Sie zu Einstellungen → AI & Automatisierung → Datenschutz
  2. Konfigurieren Sie:
    • Datenaufbewahrung
    • Verarbeitungsregeln
    • Opt-out-Optionen für Benutzer

API-Anbieter wählen​

Für maximale Datensicherheit:

  • Verwenden Sie Azure OpenAI für EU-Datenresidenz
  • Oder nutzen Sie On-Premises AI (Enterprise-Plan)

Kosten und Limits​

API-Kosten​

AI-Features verursachen zusätzliche Kosten:

  • OpenAI: Pro Token-Basis
  • Anthropic: Pro Token-Basis
  • Google: Pro Anfrage
  • Azure: Abhängig vom Plan

Kostenkontrolle​

  1. Gehen Sie zu Einstellungen → AI & Automatisierung → Nutzung & Kosten
  2. Setzen Sie monatliche Limits
  3. Erhalten Sie Benachrichtigungen bei Schwellenwerten
  4. Sehen Sie detaillierte Nutzungsstatistiken

Limits setzen​

Monatliches Budget: 100 €
Warnung bei: 80 €
Stopp bei: 100 €

Best Practices​

  • Starten Sie mit einzelnen Features und erweitern Sie schrittweise
  • Trainieren Sie das System durch Feedback
  • Überprüfen Sie AI-Vorschläge vor der Übernahme
  • Setzen Sie klare Budgetgrenzen
  • Informieren Sie Ihr Team über AI-Features
  • Beachten Sie Datenschutzrichtlinien

Troubleshooting​

AI-Features funktionieren nicht​

  1. Überprüfen Sie API-Schlüssel
  2. Testen Sie die Verbindung
  3. Prüfen Sie API-Limits
  4. Kontrollieren Sie Berechtigungen

Unerwartete Kosten​

  1. Überprüfen Sie Nutzungsstatistiken
  2. Identifizieren Sie kostenintensive Features
  3. Passen Sie Limits an
  4. Deaktivieren Sie ungenutzte Features

Nächste Schritte​